Die tomate

Effektiver arbeiten mit System

Ich möchte Ihnen heute gerne eine kleine und sehr effiziente Methode vorstellen. Sie ist sehr leicht zu erlernen, einzusetzen und benötigt nahezu keine zusätzlichen Ressourcen. Wenn Sie ein paar mal damit gearbeitet haben, werden Sie verblüfft sein, wie effizient Sie arbeiten, Geschwindigkeit und Qualität Ihrer Arbeit verbessern können.

Die 3 wichtigsten Vorteile für Sie:

  • Sie sind wirksamer in der Bearbeitung Ihrer wichtigen Aufgaben
  • Sie werden sich weniger erschöpft oder ausgebrannt fühlen
  • Sie fühlen sich besser, weil Sie Erfolgserlebnisse haben

Und was hat das nun mit Tomaten zu tun?

Nichts! 🙂

Es ist aber wahrscheinlich, dass der Entwickler der Methode Francesco Cirillo einen Küchertimer in Tomatenform benutzt hatte, um die Zeiteinheiten während der Durchführung zu messen. Deshalb auch "Pomodoro-Technik".


Die Methode benötigt im Grunde nur 5 Schritte:

Planung

Notieren Sie sich alle Aufgaben bzw. Arbeiten für Ihren Arbeitstag.

Timer starten

Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten ein.

Fokussiertes Arbeiten

Starten Sie eine Aufgabe und arbeiten Sie 25 Minuten ausschließlich an dieser Aufgabe (dies entspricht 1 Pomodoro ≡ 1 Tomate)

Kleine Pause

Sind die 25 Minuten (1 Tomate) abgelaufen, so machen Sie eine kurze Pause von 5 Minuten.

Große Pause

Nach 3 Tomaten machen Sie eine längere Pause von 15-20 Minuten.


Pause machen - Pause auch für Email, Social Media & Konsorten.

Dieses Vorgehen bedient gleich mehrere Prinzipien guter Arbeitsorganisation:

PLANEN

Sie planen Ihre Arbeiten und schätzen den Zeitaufwand dafür ab.

BEARBEITEN

Sie führen die Arbeit fokussiert als Mono-Tasking durch.

ERHOLEN

Sie setzen Erholungspausen in der optimalen Frequenz.

AUFZEICHNEN

Sie protokollieren, was Sie in welcher Zeit getan haben.

VISUALISIEREN

Sie schließen die Aufgaben auch visuell ab und sorgen für Erfolgserlebnisse (abhaken).

NACHBEREITEN

Sie können Ihre Aufzeichnungen für Analysen und Optimierungsprozesse oder auch im Projektmanagement nutzen.


Multi-Tasking ist schlecht für das Ergebnis.

Die großen Pluspunkte liegen hier aber eindeutig auf dem fokusierten Arbeiten an einer Aufgabe dem sogenannten MONO-TASKING und in der Balance von Arbeit und Pausen, um Müdigkeit bzw. Erschöpfungszustände zu vermeiden.

Bisher wurde angenommen, dass Multitasking-Fähigkeiten vorteilhaft für die Flexibilität und die Gleichzeitigkeit von verschiedenen Arbeiten wären, in der Annahme, damit die Produktivität der Arbeit zu steigern. Heute wissen wir aus verschiedenen Studien, dass dies nicht der Fall ist. Nach Erkenntissen des Center for Cognitive Brain Image an der Carnegie Mellon University (2001) wird das menschliche Gehirn, egal ob es einen visuellen oder einen sprachlichen Reiz verarbeitet, abgelenkt und in dieser Aufgabe langsamer, wenn weitere äußere Reize hinzukommen.

Für unsere Annahme, immer besser und schneller durch Multitasking zu werden, gibt es also bis dato keine empirischen Belege – im Gegenteil.

Wie bei allen Neuerungen im Selbstmanagement, gibt es einen entscheidenden Aspekt für den erfolgreichen Einsatz:

T.U.N. - Tun. Unbeirrt.

Es braucht erfahrungsgemäß eine Zeit, bis sich Neues "ritualisiert" hat. Gestatten Sie sich selbst Leichtigkeit im Umgang mit der neuen Methode. Spielen Sie damit und finden Sie Ihren Weg für eine gute Integration in Ihren Arbeitsalltag. Aber bleiben Sie am Ball. 🙂

Es gibt mittlerweile etliche Tools oder Apps, um die Technik auch rechnergestützt umzusetzen. Ich habe viele davon ausprobiert und wieder verworfen, sowohl für Windows-Plattform als auch Mac und iOS. Da ich ein Freund von Unkompliziertem bin, nutze ich heute FOCUS von der deutschen Firma Laser Focused. Aber da sollten Sie sich selbst ausprobieren und Ihren besten "Begleiter" finden.

Fokus ist Fokus ist Fokus.

Widmen Sie sich während der 25 Minuten wirklich ausschließlich Ihrem gewählten Thema. Es wird natürlich immer wieder vorkommen, dass Sie gestört werden. Sei es durch Telefon, Kollegen oder andere "Störquellen". Beugen Sie diesen Ablenkungen und Unterbrechungen vor, indem Sie die Randbedingungen für fokussiertes Arbeiten schaffen - also alle Ablenkungsmöglichkeiten, wie z. B. Telefon, Email-Benachrichtigung, SMS, WhatsApp, usw. abschalten. Je nach Wichtigkeit Ihres Thema, kann es sogar sinnvoll sein, sich "wegzuschließen", d. h. einen Raum (z. B. ein Besprechungszimmer) aufzusuchen, in dem Sie vor äußerer Ablenkung geschützt sind. Oder bitten Sie Ihre KollegInnen, Sie für die geplante Zeit nicht zu stören, richten Sie eine Telefonumleitung ein.

Nutzen Sie soviel "Pomodoros", wie Sie für den Abschluss Ihrer Aufgabe benötigen. Sind Sie vor Abschluss einer Pomodoro mit der Aufgabe fertig, nutzen Sie die restliche Zeit, um dieses Thema gedanklich weiter zu entwickeln, zu prüfen oder noch einmal "mit Abstand von Außen" zu betrachten und kritisch zu hinterfragen.

Pausen sinnvoll nutzen

Machen Sie die Pausen zu echten Pausen von Ihrem Fokus-Thema. Also nicht etwa Emails lesen oder ähnliches. Geben Sie Ihrem Hirn und Körper "neue Nahrung und Abwechslung". Sind sie im Büro, könnten Sie z. B. eine Pause nutzen, einem Kollegen eine Information persönlich zu geben, statt eine Email zu schreiben. Oder ein kurzes Schwätzchen mit dem Nachbarn, eine kleine Dehnübung, eine Kurzmeditation, einen Tee oder Kaffee trinken, ein paar Schritte gehen, usw..


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Kommen Sie gut durch den Tag!​

Eine kleine aber feine Arbeitstechnik, um Effizienz und Effektivität zu steigern.

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